POLÍTICAS DE MANEJO DE BASES DE DATOS  E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL  CRAZYJALOGUIN.COM  

 

Fecha entrada en Vigencia:  Junio  2014 

Actualización: Septiembre 2018 

 

Las siguientes políticas de datos se desarrollan de  conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, normas que regulan el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información que haya sido o recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos, y en general en archivos de entidades públicas o privadas, por ende CRAZYJALOGUIN.COM teniendo en cuenta la responsabilidad frente al tratamiento de datos de carácter personal  que le asiste establece estas políticas con el fin de garantizar la protección del  derecho del Habeas Data, siendo aquel que  tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, CRAZYJALOGUIN.COM  acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su actividad comercial,  continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, proveedores, aliados comerciales y empleados.  

 

OBJETIVO GENERAL 

 

Con la implementación de estas  políticas, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma de  los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes CRAZYJALOGUIN  ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 en su artículo 17 literal K).  

 

 

DEFINICIONES 

  

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que hacen referencia al derecho de habeas data y protección de datos personales:  

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.  

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.  

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.  

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.  

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.  

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.  

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.  

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.  

Dato sensible: Aquel relacionado con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos. 

Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

 

PRINCIPIOS 

CRAZYJALOGUIN.COM  aplicará los principios  que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:  

  1. a) Principio de legalidad:En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  2. b) Principio de libertad:El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, osin mediar mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.  
  3. c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos porCOM estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.  
  4. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizar el derecho del Titular a obtener deCOM, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. 
  6. f) Principio de acceso y circulación restringida:Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados 
  7. g) Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la organización, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  8. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

 

 

DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 

 

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual CRAZYJALOGUIN.COM  sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:  

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos ante CRAZYJALOGUIN.COM, como responsable tratamiento.  
  1. Solicitar prueba la autorización otorgada a la organización para el tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.  
  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.  
  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.  
  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

 

CASOS EN LOS CUALES CRAZYJALOGUIN.COM  NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER 

  1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 
  1. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.  
  1. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.  
  1. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.  
  1. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada. 

 

A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE CRAZYJALOGUIN.CO SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS  

[Símbolo] A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a CRAZYJALOGUIN.COM  

[Símbolo] A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la plataforma  para que le sea entregada la información. 

[Símbolo] A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia. 

  • A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea presentada a CRAZYJALOGUIN.COM. 

 

DEBERES DE CRAZYJALOGUIN.COM. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: 

CRAZYJALOGUIN.COM actuando como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirán con los siguientes deberes:  

  1.  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
  1. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. 
  1. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.  
  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
  1. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.  
  1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.  
  1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.  
  1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.  
  1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados.  
  1. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
  1. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.  
  1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

CRAZYJALOGUIN.COM  en el desarrollo de su actividad comercial y relaciones derivadas de la misma con terceros, entiéndase por estos clientes, proveedores, aliados estratégicos, empleados; recopila constantemente datos para llevar a las siguientes finalidades: 

  • Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.

 

LA AUTORIZACIÓN 

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, CRAZYJALOGUIN.COM  de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.  

 

MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, Internet, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática 

La autorización será generada por la empresa y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.  

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: CRAZYJALOGUIN.COM  utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.  

Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. 

AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales 

 

ALCANCE Y CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:  

  1. Encargado o responsable  del Tratamiento de datos  
  1. b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  2. c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO: CRAZYJALOGUIN.COM  garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. 

Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos. 

 RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS: La plataforma CRAZYJALOGUIN.COM  tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señaladas.  

Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. 

CRAZYJALOGUIN cuenta con la  plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. 

SUPRESIÓN DE DATOS: El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: 

  1. a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la plataforma. 

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: 

  1. a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Revocatoria de la autorización: Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para tal fin CRAZYJALOGUIN.COM adoptará mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.  

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CRAZYJALOGUIN.COM  deba dejar de tratar por completo los datos del titular;  

La  segunda forma en que se  puede  revocar el consentimiento  ocurre en  tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines  publicitarios o de estudios de mercado que se refiere a la  revocación parcial del consentimiento, en este caso se mantendrán a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada por el titular,  puede llevar a cabo. 

 

 

FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS 

Los titulares de la información o terceros con autorización escrita y autenticada del titular podrán conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos y revocar la autorización de tratamiento de la información personal.  

Para cualquiera de estas actividades, el titular deberá solicitar por escrito su petición firmada  y fechada, la cual deberá contener: identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer, a  este documento  se anexará  fotocopia de la cedula del titular ampliada al 150%. Si la solicitud se realiza por intermedio de otra persona deberá adicionar la autorización por escrito y autenticada  otorgada por el Titular al tercero.  

Los encargados  en la plataforma  para dar trámite a las solicitudes de los titulares según su tipo, son los  siguientes 

 

GERENTE COMERCIAL  

crazy@crazyjaloguin.com